ANALISA DAN PERANCANGAN OTOMATISASI SURAT PENGANTAR RT BERBASIS SMS GATEWAY SEBAGAI PENERAPAN KONSEP PAPERLESS OFFICE

Abstract

ABSTRAK

Paperless merupakan salah satu upaya dalam mengurangi dampak negatif kerusakan lingkungan, yang berimplikasi pada kelestarian hutan. Teknologi informasi dan komunikasi telah banyak membantu mewujudkan konsep paperless pada instansi pendidikan, industri swasta maupun pemerintahan. Pada instansi pemerintahan belum banyak diterapkan konsep paperless ini karena terbentur aturan dan birokrasi yang mengharuskan pembuatan dokumen dengan menggunakan kertas. Salah satu rutinitas surat menyurat yang dilakukan oleh instansi pemerintahan adalah pada tingkat Rukun Tetangga (RT) . Pada saat warga ingin membuat surat kependudukan maka harus melalui tingkat RT untuk mendapatkan surat pengantar sebagi syarat ke tingkat kelurahan. Pembuatan surat pengantar oleh RT sebenarnya dapat digantikan dengan fungsi aplikasi SMS Gateway karena nomor telepon genggam saat ini telah memiliki fungsi sebagai identitas diri. Teknologi SMS Gateway memungkinkan staf RT mengirimkan pesan singkat ke server kelurahan yang akan diterima sebagai data pemicu pembuatan surat kependudukan. Data yang ada dapat di integrasikan dengan data pemohon sehingga format SMS tidak terlalu panjang. Melalui metode ini maka pemohon tidak membutuhkan waktu yang lama untuk menunggu surat surat kependudukan yang dibutuhkan karena saat staf RT mengirimkan SMS maka staf di kelurahan dapat memproses surat tersebut saat itu juga. Metode penelitian pada pengembangan sistem ini berdasarkan metode pengembangan sistem Waterfall model, sedangkan dalam level desain menggunakan metode perancangan sistem Unified Modelling Language. Hasil penelitian berupa pemodelan sistem yang disajikan dalam Business Use Case Diagram, Use Case Diagram dan Class Diagram, sedangkan perancangan basisdata ditampilkan dalam ER diagram.

Kata kunci: analisa, perancangan, otomatisasi, surat pengantar, rukun tetangga, paperless.